Tips

1. Het boekhoudpakket
Je kunt natuurlijk proberen je boekhouding bij te houden in Excel. Maar uiteindelijk heeft een boekhoudpakket belangrijke voordelen. Waarop moet je letten bij aanschaf? Vaak kun je via internet demo’s aanvragen. Het pakket moet makkelijk in gebruik zijn. Vraag aan je accountant of administratiekantoor of zij een oplossing hebben waarbij je allebei met hetzelfde programma werkt. Alles wat je zelf hebt ingevoerd, hoeft je accountant of boekhouder niet meer te doen.

2. De factuur
Het is verleidelijk om het factuurnummer van allerlei codes te voorzien. Niet doen. Als de facturen eenmaal tussen de bankafschriften verdwijnen, is de chronologie verdwenen. Wat eerst logisch leek, wordt opeens een puzzelspeurtocht. Het is voor de eigen boekhouding handig om een factuur twee keer uit de printen. Een op datum en de ander leg je na de betaling achter het afschrift, zodat je in een oogopzicht zichtbaar is welke debiteur nog moet betalen. De wetgever heeft een aantal verplichtingen gesteld voer de gegevens die een factuur moet bevatten: de vermelding van de volledige naam en adresgegevens van je bedrijf en van de opdrachtgever/afnemer; het factuurnummer en de factuurdatum; het btw-identificatienummer; de goederen en diensten waarop de factuur betrekking heeft.

3. VAR-verklaring
De verklaring Arbeidsrelatie oftewel VAR-verklaring is een cruciaal document voor de (startende) zzp’er. De VAR kent vier verschijningsvormen. Alleen de VAR-WUO (winst uit onderneming) doet er werkelijk toe. Met als belangrijkste voordeel dat je recht hebt op de fiscale voordelen van het ondernemerschap. Om in aanmerking te komen voor deze VAR-WUO-verklaring moet je: minimaal drie opdrachtgevers hebben; geen gezagsverhouding hebben met je opdrachtgever; jezelf presenteren als een zelfstandig bedrijf; minimaal 1225 uur per jaar aan de onderneming besteden.

4. Inkomstenbelasting
Het is belangrijk om de winsten in de gaten te houden en te kijken naar je afschrijvingen. In de eerste drie jaar als zzp’er heb je naast de startersaftrek recht op willekeurige afschrijving. De eerste drie jaar kun je, als je het handig aanpakt, dankzij de speciale faciliteiten voor starters zo goed als belastingvrij doorrollen. Maar dat komt daarna als een boemerang terug als je geen rekening houdt met de belasting die je aan het eind van het vierde jaar wel verschuldigd bent. Het is belangrijk om je inkomsten door het jaar heen goed in de gaten te houden. Hoe meer je verdient, des te meer belasting je betaalt. Daarbij is het belangrijk te bedenken dat de ondernemersaftrek lager wordt naarmate de winst toeneemt. Draait je onderneming matig, dan heb je altijd nog het voordeel van een hoge aftrekpost.

5. Omzetbelasting
De btw en aangifte omzetbelasting is een van de lastigste verplichtingen van de starter. Want welk tarief moet je in rekening brengen? Hoe zit het met de vooraftrek? En wat zijn de consequenties als een opdrachtgever meldt dat de dienst is vrijgesteld van btw? Het zijn drie vragen waar de oren van de gemiddelde zzp’er van gaan suizen. Het is verstandig om dit uit te besteden (net zoals het opstellen van de jaarcijfers en de rest van de belastingaangifte). De omzetbelasting is ingewikkeld en een fout is snel gemaakt.
Let op! De onkosten moet je doorberekenen, inclusief BTW! Voor alles geldt een tarief van 19%, ook de kilometervergoeding.

6. Leveringsvoorwaarden
Bij het afsluiten van een overeenkomst is het slim om leveringsvoorwaarden te hanteren. Het doel s om de aansprakelijkheidsrisico’s in te perken. Het is belangrijk om te bedenken dat de contractregels alleen tussen contractpartijen gelden. Een zogenoemde vrijwaringsbepaling in de algemene voorwaarden voorkomt dat je aansprakelijk bent als je tijdens het vervullen van je opdracht schade veroorzaakt bij derde. Bij elke overeenkomst ben je verplicht de algemene voorwaarden opnieuw toepasselijk te verklaren. Bovendien moet je klant of opdrachtgever kennis kunnen nemen van de bepalingen. Dit moet voor of tijdens het afsluiten van de overeenkomst gebeuren. Je kunt ze meesturen met de offerte (als bijlage) of expliciet verwijzen naar je website.

7. Aansprakelijkheid
Waar gehakt wordt, vallen spaanders. Vaak eist een opdrachtgever dat je bent verzekerd. Terecht natuurlijk. Met een beroepsaansprakelijkheidsverzekering ben je als ondernemer verzekerd tegen vermogensschade ten gevolge van fouten, die worden gemaakt tijdens de beroepsuitoefening. Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering dekt bijvoorbeeld zaak- en letselschade van derden. De premie voor een beroepsaansprakelijkheidsverzekering is afhankelijk van bijvoorbeeld het beroep, de aard van de activiteiten en de omzet. Het bedrag valt in de regel wel mee. Voor sommige beroepen, zoals makelaar en architecten, geldt een verplichte beroepsaansprakelijkheidsverzekering.

8. Businessplan
Maak een businessplan. Je begint met het opstellen van een marketingplan. Daarin beschrijf je jouw activiteiten als zzp’er en de markt waarin je die activiteiten uitvoert. Dat je de omzet-, kosten- en winstcijfers overzichtelijk op een rijtje hebt spreekt voor zich. Verder is bijvoorbeeld jouw afhankelijkheid erg belangrijk: werk je voornamelijk voor een opdrachtgever of heb je veel kleine opdrachtgevers? En de stabiliteit van je opdrachtenportefeuille. Regelmatig terugkerende opdrachtgevers geven een sterker beeld voor de toekomst van enkel eenmalige klussen. En hoe zit het met de concurrentie? Moet je bikkelen voor iedere opdracht of heb je zo’n specifieke business dat de klanten vanzelf naar je toekomen. Wat zijn de plannen voor de toekomst? Beschrijf een positieve, maar ook minder positief scenario hoe de toekomst er uit ziet. Indien je geld wilt lenen. Beschrijf dan duidelijk waarvoor en in welke vorm. Hoe snel denk je bijvoorbeeld de lening terug te kunnen betalen?